Подписали договор на сервис комбината, надо описать все проблемы оборудования. У кого есть форма? Может кто сам составлял?

Челам стыдно предлагать "ДЕФЕКТНЫЕ" ведомости. Если бы попросили "Дефектовочные ведомости" или "ведомости дефектов", - тогда бы дали.

Для Вашего случая состовляйте в проивольной форме в виде таблиц. Лучше ввести разделы (примерно) Холодоснабжение, Электроснабжение, Автоматика, .... .
Внутри каждого раздела замечания (проблемы) сначала функциональные, затем конструктивные, группируйте от узлов (агрегатов) до деталей.

Если имеется (сохранилась) проектная документация, "координаты" (местонахождение) и обозначения указывайте с приязкой к проекту (планировка, схема) {Чертеж ХХХ, листУУУ, № поз. в СО}. При описании функциональных - лучше "привязаться" к принципиальной схеме, с указааним в скобках №-ра упомянутого элемента схемы.
Не лишним будет столбец "Примечания"- для различных отметок, в т.ч. дат начала/ончания работ и их приемки.
Допускается использовать арх-строит "примязки", типа " 2-й эт, колонна В-6. Местная течь паянного шва жидк.трубопрвода под потолком в зоне колонны ."

Примерно так. Вощето, работка на любителя.

я из Беларуси, мне можно

Вот составил такую, если кому интересно, практика покажет какие нужны изменения